Ausschreibung einer Gebäudereinigung: Leistungsverzeichnis, Kosten und Checkliste für Hausverwaltungen

Eine Gebäudereinigung auszuschreiben klingt zunächst einfach: Flächen erfassen, mehrere Reinigungsfirmen anschreiben und anschließend das günstigste Angebot auswählen. In der Praxis entstehen jedoch gerade an dieser Stelle viele spätere Probleme.

Unvollständige Flächenangaben, unklare Reinigungsintervalle, nicht definierte Qualitätsanforderungen und fehlende Regelungen für Zusatzleistungen führen dazu, dass Angebote kaum miteinander vergleichbar sind. Spätestens nach Vertragsbeginn entstehen Diskussionen darüber, welche Arbeiten tatsächlich enthalten sind.

Ein professionelles Leistungsverzeichnis schafft deshalb nicht nur eine Grundlage für die Preisermittlung. Es legt fest, welche Bereiche wie oft, mit welchem Verfahren und mit welchem erwarteten Ergebnis gereinigt werden sollen.

Dieser Leitfaden zeigt Hausverwaltungen, Eigentümergemeinschaften und Immobilienunternehmen, wie sie eine Gebäudereinigung strukturiert ausschreiben, realistische Kosten einordnen und einen geeigneten Anbieter auswählen.

Das Wichtigste in Kürze

Eine belastbare Ausschreibung für Gebäudereinigung benötigt mindestens:

• vollständige Objekt- und Flächendaten,
• eine Einteilung nach Raum- und Nutzungsgruppen,
• eindeutig beschriebene Leistungen,
• konkrete Reinigungsintervalle,
• definierte Qualitätsanforderungen,
• eine dokumentierte Objektbesichtigung,
• ein einheitliches Preisblatt,
• transparente Kriterien für die Anbieterwahl,
• Regelungen für Reklamationen, Vertretungen und Zusatzleistungen.

Der Preis darf erst verglichen werden, wenn alle Anbieter tatsächlich dieselben Leistungen kalkuliert haben.

Warum ungenaue Ausschreibungen später teuer werden

Die Reinigungskosten werden nicht allein durch die Gesamtfläche bestimmt. Bereits kleine Änderungen im Leistungsumfang können den tatsächlichen Zeitbedarf erheblich verändern.

Der Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks zeigt in einer Beispielkalkulation, dass allein die Änderung der Abfallentleerung in Büroräumen von einmal auf fünfmal pro Woche das kalkulierte Leistungsmaß von 184 auf 122 Quadratmeter pro Stunde reduzieren kann. Das entspricht einer Veränderung von rund 34 Prozent. In einem Sanitärbeispiel sank das Leistungsmaß durch häufigere Wand- und Fliesenreinigung von 51 auf 35 Quadratmeter pro Stunde.

Damit wird deutlich: Zwei Angebote mit demselben Quadratmeterpreis müssen nicht dieselbe Leistung enthalten.

Typische Folgen einer unvollständigen Ausschreibung sind:

• Leistungen werden unterschiedlich interpretiert.
• Zusatzarbeiten werden nachträglich berechnet.
• Reinigungsintervalle reichen für die tatsächliche Nutzung nicht aus.
• Reklamationen lassen sich nicht objektiv bewerten.
• Anbieter kalkulieren hohe Sicherheitsaufschläge.
• besonders günstige Angebote beruhen auf unrealistischen Zeitansätzen.
• Hausmeister, Mieter und Verwaltung erwarten unterschiedliche Ergebnisse.

Je genauer die Ausschreibungsunterlagen sind, desto geringer ist das Risiko solcher Konflikte.

Schritt 1: Objekt und Reinigungsbedarf vollständig erfassen

Vor dem Leistungsverzeichnis steht die Bestandsaufnahme. Eine einfache Angabe wie „Treppenhaus mit ungefähr 800 Quadratmetern“ reicht für eine seriöse Kalkulation nicht aus.

Grunddaten des Objekts

Für jede Liegenschaft sollten mindestens folgende Informationen erfasst werden:

• vollständige Objektanschrift,
• Gebäudeart und Nutzung,
• Anzahl der Gebäude, Aufgänge und Etagen,
• Anzahl der Wohn- oder Gewerbeeinheiten,
• durchschnittliche Nutzer- oder Besucherfrequenz,
• vorhandene Aufzüge,
• Baujahr und allgemeiner Objektzustand,
• Zugangs- und Schließsystem,
• mögliche Reinigungszeiten,
• vorhandene Wasser- und Stromanschlüsse,
• Reinigungsmittel- oder Maschinenlager,
• Entsorgungsmöglichkeiten für Schmutzwasser und Abfälle.

Flächen nach Nutzung trennen

Eine Gesamtfläche ist für die Kalkulation wenig aussagekräftig. Ein Sanitärraum benötigt pro Quadratmeter erheblich mehr Zeit als ein frei zugänglicher Kellerflur.

Die Flächen sollten deshalb nach Raumgruppen aufgeteilt werden:

• Eingangsbereiche und Windfänge,
• Treppen und Podeste,
• Flure und Laubengänge,
• Aufzüge,
• Keller- und Technikflure,
• Gemeinschaftsräume,
• Sanitärbereiche,
• Müllplätze und Müllräume,
• Tiefgaragen,
• Glas- und Fensterflächen,
• Außenwege und Hofflächen.

Boden- und Oberflächenarten dokumentieren

Auch die Beschaffenheit der Flächen beeinflusst Zeitaufwand, Reinigungsverfahren und Materialeinsatz.

Zu dokumentieren sind beispielsweise:

• Naturstein,
• Feinsteinzeug,
• PVC und Linoleum,
• versiegeltes Parkett,
• Teppich,
• Beton,
• Edelstahl,
• Glas,
• beschichtete Türen,
• empfindliche historische Oberflächen.

Fotos, Grundrisse und Flächenlisten helfen den Anbietern bei der Vorbereitung. Sie ersetzen jedoch keine Besichtigung.

Der Bundesinnungsverband bezeichnet die Ortsbegehung als unerlässlich, weil Gebäudezustand, Ausstattung, Laufwege und Zugänglichkeit nicht allein anhand einer Flächenzahl beurteilt werden können.

Schritt 2: Unterhalts-, Grund- und Sonderreinigung trennen

In einer Ausschreibung sollten regelmäßige und unregelmäßige Leistungen getrennt dargestellt werden.

Regelmäßige Unterhaltsreinigung

Die Unterhaltsreinigung umfasst wiederkehrende Arbeiten, die den laufenden Sauberkeitszustand sicherstellen. Dazu gehören je nach Objekt:

• Böden saugen, kehren oder feucht wischen,
• Treppen und Podeste reinigen,
• Handläufe und Kontaktflächen abwischen,
• Eingangstüren und Briefkastenanlagen reinigen,
• Aufzugskabinen pflegen,
• Müllbehälter leeren,
• Sanitärbereiche reinigen,
• Spinnweben und Griffspuren entfernen.

Periodische Arbeiten

Diese Arbeiten werden regelmäßig, aber nicht bei jedem Reinigungseinsatz durchgeführt:

• Sockelleisten reinigen,
• Heizkörper und Rohre entstauben,
• Lampen und Abdeckungen reinigen,
• Türen und Türrahmen vollflächig reinigen,
• Kellerflure kehren,
• Glasflächen reinigen,
• Bodenpflege durchführen.

Sonderleistungen

Sonderleistungen sollten separat bepreist werden:

• Grundreinigung,
• Bauendreinigung,
• Graffitientfernung,
• Teppich- oder Polsterreinigung,
• Reinigung nach Wasserschäden,
• Reinigung nach Veranstaltungen,
• Tiefgaragenreinigung,
• zusätzliche Einsätze bei außergewöhnlichen Verschmutzungen.

Werden Sonderleistungen pauschal in die Unterhaltsreinigung aufgenommen, entstehen häufig entweder überhöhte Monatspauschalen oder spätere Nachträge.

Schritt 3: Ein eindeutiges Leistungsverzeichnis erstellen

Ein Leistungsverzeichnis sollte nicht nur aufzählen, was gereinigt wird. Es muss auch festlegen, wie häufig, mit welchem Ziel und unter welchen Bedingungen die Leistung erbracht wird.

Empfohlene Spalten eines Leistungsverzeichnisses

Tätigkeitsorientiert oder ergebnisorientiert?

Bei einer tätigkeitsorientierten Beschreibung wird genau festgelegt, welche Handlung auszuführen ist:

Treppenstufen zweimal wöchentlich kehren und anschließend feucht wischen.

Bei einer ergebnisorientierten Beschreibung wird der erwartete Zustand festgelegt:

Treppenstufen müssen frei von losem Schmutz, sichtbaren Laufspuren und haftenden Verunreinigungen sein.

Für Wohn- und Gewerbeimmobilien empfiehlt sich häufig eine Kombination:

Treppenstufen zweimal wöchentlich kehren oder saugen und feucht wischen. Nach der Reinigung müssen lose und haftende Verschmutzungen sowie sichtbare Laufspuren entfernt sein.

Die DIN EN 13549 beschreibt Grundanforderungen und Empfehlungen für Qualitätsmesssysteme bei Reinigungsdienstleistungen. Sie bietet damit einen geeigneten Rahmen, um Reinigungsergebnisse nicht nur subjektiv, sondern anhand vorher vereinbarter Kriterien zu beurteilen.

Muster-Leistungsverzeichnis für eine Wohnanlage

Die folgende Tabelle dient als Ausgangspunkt. Häufigkeiten müssen immer an Objektgröße, Bewohnerzahl, Jahreszeit und tatsächliche Verschmutzung angepasst werden.

Begriffe wie „nach Bedarf“ genau definieren

„Nach Bedarf“ ist ohne zusätzliche Regelung problematisch. Es sollte festgelegt werden:

• Wer stellt den Bedarf fest?
• Muss die Verwaltung den Einsatz freigeben?
• Ist die Leistung in der Pauschale enthalten?
• Gibt es eine maximale Häufigkeit?
• Wie wird der Einsatz dokumentiert?
• Wird ein zusätzlicher Einheitspreis berechnet?

Besser ist beispielsweise:

Sichtbare, ohne Hilfsmittel erreichbare Spinnweben werden im Rahmen der regulären Reinigung entfernt. Eine gesonderte Berechnung erfolgt nicht.

Oder:

Zusätzliche Sonderverschmutzungen werden nach Freigabe durch die Hausverwaltung zum vereinbarten Stundenverrechnungssatz entfernt.

Schritt 4: Reinigungsqualität messbar festlegen

„Ordentlich“, „gründlich“ oder „sauber“ sind keine ausreichend objektiven Leistungsbeschreibungen. Verschiedene Personen verstehen darunter unterschiedliche Ergebnisse.

Mögliche Qualitätskriterien

Nach der Reinigung können beispielsweise folgende Zustände verlangt werden:

• keine sichtbaren losen Verschmutzungen,
• keine haftenden Flecken,
• keine sichtbaren Lauf- oder Wischspuren,
• keine Griffspuren auf vereinbarten Kontaktflächen,
• keine überfüllten Abfallbehälter,
• keine sichtbaren Spinnweben in erreichbaren Bereichen,
• gleichmäßiges Erscheinungsbild gepflegter Böden,
• keine Rückstände von Reinigungsmitteln,
• vollständige Durchführung der vereinbarten Positionen.

Kontrollsystem für Hausverwaltungen

Ein praxistaugliches Kontrollsystem kann aus drei Ebenen bestehen:

1. Laufende Eigenkontrolle des Reinigungsunternehmens
2. Stichprobenkontrolle durch Hausmeister oder Objektbetreuung
3. Periodische gemeinsame Objektbegehung mit der Hausverwaltung

Das Land Berlin nutzt bei der Kontrolle von Reinigungsleistungen unter anderem eine Kombination aus kleineren laufenden Prüfungen und umfangreicheren periodischen Kontrollen. Als Grundlage dienen Reinigungsvertrag, Leistungsverzeichnis, Revierplan und Reinigungskalkulation. Dieses Prinzip lässt sich auch auf Wohn- und Gewerbeimmobilien übertragen.

Reklamationen eindeutig regeln

Der Vertrag sollte festlegen:

• zentrale Kontaktstelle für Reklamationen,
• maximale Reaktionszeit,
• Frist zur Nachbesserung,
• Dokumentation durch Fotos oder Prüfprotokolle,
• Vorgehen bei wiederholten Qualitätsmängeln,
• Eskalationsstufen,
• mögliche Kürzungen bei nachweislich nicht erbrachten Leistungen.

Eine einzelne Beschwerde sollte nicht automatisch zu einer pauschalen Vertragsstrafe führen. Ebenso darf ein dauerhaft mangelhafter Zustand nicht folgenlos bleiben.

Was kostet eine Gebäudereinigung?

Pauschale Aussagen wie „Gebäudereinigung kostet zwei Euro pro Quadratmeter“ sind für Hausverwaltungen kaum belastbar. Ohne Angabe von Turnus, Raumart, Leistungsumfang und Abrechnungszeitraum ist ein Quadratmeterpreis nicht aussagekräftig.

Grundformel für die Kostenberechnung

Eine vereinfachte Kalkulation lautet:

Jahresstunden = Jahresreinigungsfläche ÷ objektbezogenes Leistungsmaß

Anschließend:

Jahreskosten = Jahresstunden × Stundenverrechnungssatz + Sonderleistungen + Material + Zuschläge

Die Jahresreinigungsfläche ergibt sich aus:

zu reinigende Fläche × Anzahl der Reinigungen pro Jahr

Beispielrechnung

Eine Wohnanlage besitzt 850 Quadratmeter regelmäßig zu reinigende Gemeinschaftsfläche.

Angenommene Rahmenbedingungen:

• Reinigung zweimal wöchentlich,
• 104 Reinigungen pro Jahr,
• beispielhaftes Leistungsmaß von 200 Quadratmetern pro Stunde,
• zusätzlich 15 Prozent für Laufwege, Rüstzeit und Kontrollen,
• frei gewählter Beispiel-Verrechnungssatz von 35 Euro netto pro Stunde.

Berechnung:

• 850 m² × 104 = 88.400 m² Jahresreinigungsfläche
• 88.400 m² ÷ 200 m²/h = 442 produktive Stunden
• zuzüglich 15 Prozent = rund 508 Stunden
• 508 Stunden × 35 Euro = rund 17.780 Euro netto pro Jahr
• entspricht rund 1.482 Euro netto pro Monat

Glasreinigung, Grundreinigung, Verbrauchsmaterial, Sonderverschmutzungen und zusätzliche Einsätze wären in diesem Rechenbeispiel noch nicht enthalten.

Die Zahlen sind keine Preisempfehlung, sondern zeigen, wie stark das Ergebnis von Turnus, Leistungsmaß und Verrechnungssatz abhängt.

Warum der Tariflohn nicht der Kundenpreis ist

Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der bundesweit geltende Branchenmindestlohn für Innen- und Unterhaltsreinigungsarbeiten 15 Euro pro Stunde. Für Glas- und Fassadenreinigung gelten 18,40 Euro pro Stunde.

Zum Stundenverrechnungssatz eines Reinigungsunternehmens gehören jedoch zusätzlich:

• Arbeitgeberbeiträge,
• bezahlter Urlaub,
• Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall,
• Ausfall- und Vertretungskosten,
• Arbeitskleidung,
• Maschinen und Geräte,
• Reinigungs- und Pflegemittel,
• Fahrt-, Wege- und Rüstzeiten,
• Objektleitung und Qualitätskontrolle,
• Versicherungen,
• Verwaltung,
• Weiterbildung,
• Unternehmensrisiko und Gewinn.

Ein Angebot, dessen kalkulierter Verrechnungssatz kaum über dem Branchenmindestlohn liegt, sollte deshalb besonders sorgfältig geprüft werden.

Die wichtigsten Kostenfaktoren

1. Reinigungsfrequenz

Eine tägliche Reinigung verursacht nicht einfach nur fünfmal so hohe Kosten wie eine wöchentliche Reinigung. Häufigere Einsätze können einzelne Arbeiten erleichtern, erhöhen aber Lauf-, Rüst-, Dokumentations- und Anfahrtsaufwand.

2. Verhältnis von Nutz- und Nebenflächen

Große, freie Flure lassen sich schneller bearbeiten als kleine Treppenpodeste, Aufzüge, Sanitärbereiche und stark möblierte Gemeinschaftsräume.

3. Verschmutzungsgrad

Objekte in stark frequentierten Innenstadtlagen, Wohnanlagen mit vielen Einheiten oder Gebäude mit direktem Straßenzugang benötigen häufig engere Intervalle.

4. Bodenbeläge

Naturstein, textile Beläge, beschichtete Böden und empfindliche Oberflächen benötigen unterschiedliche Verfahren, Pflegemittel und Maschinen.

5. Laufwege und Gebäudeaufteilung

Mehrere Aufgänge, Nebengebäude, lange Wege und fehlende Aufzüge reduzieren die produktive Reinigungszeit.

6. Zugangszeiten

Reinigung am Abend, nachts, an Feiertagen oder innerhalb enger Zeitfenster kann die Personaleinsatzplanung verteuern.

7. Verbrauchsmaterial

Es muss eindeutig geregelt werden, wer Müllbeutel, Sanitärpapier, Seife und andere Verbrauchsmaterialien bereitstellt.

8. Qualitätsmanagement

Objektleitung, digitale Leistungsnachweise, Kontrollgänge und regelmäßige Abstimmung verursachen Aufwand, reduzieren aber das Risiko dauerhafter Qualitätsmängel.

9. Umwelt- und Materialanforderungen

Umweltfreundliche Reinigung umfasst mehr als die Auswahl eines Produkts. Auch Dosiersysteme, Schulung, Verpackungsmenge und materialschonende Verfahren sollten berücksichtigt werden. Das Umweltbundesamt empfiehlt, entsprechende Anforderungen bereits im Leistungsverzeichnis festzulegen.

Preisblätter so gestalten, dass Angebote vergleichbar werden

Alle Anbieter sollten dasselbe Preisblatt erhalten.

Sinnvolle Preispositionen

• Monatspauschale für Unterhaltsreinigung
• Jahresgesamtpreis
• Preis je Aufgang oder Gebäude
• Stundenverrechnungssatz für Zusatzleistungen
• Zuschlag für Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit
• Preis für Glas- und Rahmenreinigung
• Preis für Grundreinigung
• Preis für Sonderreinigung
• Materialpauschale
• Kosten für Sanitärverbrauchsmaterial
• Anfahrt oder Mindestauftragswert
• Preisregelung bei zusätzlichen Flächen

Brutto- und Nettowerte klar kennzeichnen

Für gewerbliche Ausschreibungen sollten Angebote einheitlich netto und zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer abgefragt werden. Sonst können Einzelpreise und Gesamtpreise leicht falsch verglichen werden.

Preisänderungsklausel festlegen

Bei mehrjährigen Verträgen sollte geregelt werden:

• welche Kostenbestandteile angepasst werden dürfen,
• welcher nachgewiesene Tarif- oder Kostenanstieg maßgeblich ist,
• wann eine Anpassung erstmals möglich ist,
• mit welcher Frist sie angekündigt werden muss,
• ob Preisreduzierungen ebenfalls weitergegeben werden,
• welche Nachweise vorzulegen sind.

Eine pauschale Formulierung wie „Preisanpassungen jederzeit bei gestiegenen Kosten“ sollte vermieden werden.

Welche Unterlagen sollten Anbieter einreichen?

Neben dem Preis benötigt die Hausverwaltung Informationen zur fachlichen und organisatorischen Leistungsfähigkeit.

Unternehmensbezogene Nachweise

• vollständige Firmendaten,
• zuständige Niederlassung,
• Gewerbeanmeldung oder Registerdaten,
• Betriebshaftpflichtversicherung,
• vergleichbare Referenzen,
• Ansprechpartner für Ausschreibung und Objektbetrieb,
• Nachweis der Mitgliedschaft beziehungsweise Unbedenklichkeitsbescheinigung der BG BAU,
• Erklärung zur Einhaltung der geltenden Lohn- und Arbeitsbedingungen,
• Angabe eingesetzter Nachunternehmen.

Mit einer Unbedenklichkeitsbescheinigung der BG BAU kann ein Unternehmen nachweisen, dass es der Berufsgenossenschaft angehört und seinen dortigen Zahlungsverpflichtungen nachgekommen ist.

Objektbezogenes Umsetzungskonzept

Der Anbieter sollte außerdem erläutern:

• vorgesehene Personalstärke,
• kalkulierte Arbeitsstunden,
• geplante Reinigungszeiten,
• Organisation von Urlaub und Krankheit,
• Objektleitungs- und Kontrollkonzept,
• eingesetzte Geräte und Maschinen,
• Schlüssel- und Zutrittsmanagement,
• Reaktion bei Beschwerden,
• Start- und Übernahmeplanung,
• Dokumentation der Leistungen.

Besonders bei größeren Portfolios sollte bereits vor Vertragsbeginn ein Implementierungsplan vorliegen.

Reinigungspersonal, Mindestlohn und Nachunternehmen

Hausverwaltungen sollten nicht nur auf eine unterschriebene Eigenerklärung vertrauen. Ungewöhnlich niedrige Angebote können auf unrealistische Leistungswerte, nicht berücksichtigte Arbeitszeiten oder problematische Nachunternehmerstrukturen hindeuten.

Das Arbeitnehmer-Entsendegesetz enthält eine Haftungsregelung für Auftraggeber in bestimmten Werk- und Dienstleistungskonstellationen. Bei umfangreichen Ausschreibungen und Nachunternehmerketten sollte die konkrete rechtliche Situation deshalb geprüft werden.

Vertraglich sinnvoll sind unter anderem:

• vorherige Zustimmung zu Nachunternehmen,
• vollständige Benennung aller eingesetzten Firmen,
• Verpflichtung zur Einhaltung der Branchenmindestlöhne,
• Nachweis angemeldeter Beschäftigung,
• Pflicht zur Vorlage aktualisierter Bescheinigungen,
• Verbot einer nicht genehmigten Weitervergabe.

Dieser Abschnitt ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.

Anbieter nicht ausschließlich nach dem Preis auswählen

Der günstigste Jahrespreis ist nicht automatisch das wirtschaftlichste Angebot.

Ein Angebot kann günstiger sein, weil:

• weniger Stunden kalkuliert wurden,
• einzelne Leistungen fehlen,
• Kontrollen nicht vorgesehen sind,
• keine qualifizierte Vertretung eingeplant wurde,
• Verbrauchsmaterial nicht enthalten ist,
• unrealistische Flächenleistungen angesetzt wurden,
• Zusatzleistungen später separat berechnet werden.

Beispiel einer Bewertungsmatrix

Für eine private Ausschreibung könnte folgende Gewichtung verwendet werden:

Die einzelnen Kriterien sollten vor Eingang der Angebote festgelegt werden. Dadurch sinkt das Risiko, dass die Entscheidung nachträglich nur anhand persönlicher Eindrücke getroffen wird.

Bei öffentlichen Auftraggebern gelten zusätzliche vergaberechtliche Anforderungen.

Bewertungsfragen für die Anbieterauswahl

Zum Reinigungskonzept

• Wurde das Objekt persönlich besichtigt?
• Sind alle Raumgruppen berücksichtigt?
• Sind Reinigungsverfahren und Maschinen materialgerecht?
• Sind die kalkulierten Stunden nachvollziehbar?
• Gibt es einen Revierplan?

Zum Personal

• Gibt es feste Objektteams?
• Wie werden Urlaub und Krankheit abgedeckt?
• Wer weist neue Mitarbeiter ein?
• Wie wird die Arbeitszeit dokumentiert?
• Welche Schulungen erhalten die Beschäftigten?

Zur Qualität

• Wer führt Kontrollen durch?
• Wie häufig finden Objektbegehungen statt?
• Werden Mängel digital dokumentiert?
• Welche Reaktionszeit gilt bei Beschwerden?
• Wie schnell erfolgt eine Nachreinigung?

Zur Organisation

• Gibt es einen festen Objektleiter?
• Wer ist außerhalb der regulären Zeiten erreichbar?
• Wie wird mit Schlüsseln und Alarmanlagen umgegangen?
• Wie werden Schäden und besondere Vorkommnisse gemeldet?
• Werden Nachunternehmen eingesetzt?

Zum Preis

• Welche Leistungen sind in der Pauschale enthalten?
• Welche Leistungen werden separat berechnet?
• Sind Reinigungsmittel enthalten?
• Sind Maschinen- und Anfahrtskosten enthalten?
• Gibt es Mindestabnahmen?
• Wie funktioniert die Preisanpassung?

Warnsignale bei Angeboten

Eine Hausverwaltung sollte genauer nachfragen, wenn:

• ein Anbieter auf eine Objektbesichtigung verzichtet,
• nur eine Gesamtsumme ohne Kalkulationsgrundlage genannt wird,
• der Leistungsumfang vom Leistungsverzeichnis abweicht,
• ungewöhnlich hohe Quadratmeterleistungen angesetzt werden,
• keine Vertretungsregelung vorhanden ist,
• keine feste Objektleitung benannt wird,
• Nachunternehmen nicht offengelegt werden,
• Verbrauchsmaterial und Sonderleistungen unklar bleiben,
• keine Betriebshaftpflicht nachgewiesen wird,
• Qualitätskontrollen nur mündlich zugesagt werden,
• Beschwerden ausschließlich über die eingesetzte Reinigungskraft laufen,
• Preisänderungen nicht nachvollziehbar geregelt sind.

Ein sehr niedriger Preis muss nicht automatisch unseriös sein. Er sollte jedoch durch effiziente Abläufe, geeignete Technik oder eine nachvollziehbare Objektorganisation erklärbar sein.

Vertragsinhalte nach der Anbieterwahl

Nach der Auswahl sollte das Leistungsverzeichnis verbindlicher Bestandteil des Reinigungsvertrags werden.

Der Vertrag sollte mindestens regeln

• Vertragsgegenstand,
• einbezogene Objekte und Flächen,
• Leistungsverzeichnis und Revierplan,
• Reinigungszeiten und Intervalle,
• Beginn und Dauer des Vertrags,
• Probe- oder Implementierungsphase,
• Vergütung und Zahlungsbedingungen,
• Zusatzleistungen,
• Preisänderungen,
• Ansprechpartner,
• Qualitätskontrollen,
• Reklamations- und Nachbesserungsverfahren,
• Vertretung bei Personalausfall,
• Schlüsselübergabe,
• Haftung und Versicherung,
• Nachunternehmereinsatz,
• Vertraulichkeit und Datenschutz,
• Kündigung,
• Rückgabe von Schlüsseln und Unterlagen.

Änderungen dokumentieren

Werden später Flächen, Intervalle oder Leistungen geändert, sollte ein schriftlicher Nachtrag erstellt werden. Mündliche Absprachen zwischen Hausmeister und Reinigungskraft dürfen das Leistungsverzeichnis nicht unkontrolliert verändern.

Startphase der Gebäudereinigung richtig begleiten

Die ersten Wochen entscheiden häufig darüber, ob sich stabile Abläufe entwickeln.

Vor dem ersten Reinigungstag

• Schlüssel und Zutrittsmedien übergeben,
• Alarm- und Schließzeiten erklären,
• Wasser- und Stromanschlüsse zeigen,
• Reinigungs- und Lagerräume zuweisen,
• Ansprechpartner vorstellen,
• vorhandene Schäden dokumentieren,
• Revierplan abstimmen,
• Entsorgungswege erklären,
• besonders empfindliche Oberflächen kennzeichnen.

Nach zwei bis vier Wochen

Eine gemeinsame Begehung sollte prüfen:

• Werden alle Bereiche erreicht?
• Sind die vorgesehenen Zeiten realistisch?
• Entsprechen die Ergebnisse dem vereinbarten Qualitätsniveau?
• Gibt es wiederkehrende Sonderverschmutzungen?
• Müssen einzelne Intervalle angepasst werden?
• Funktioniert die Kommunikation?

Anpassungen in dieser Phase sind normal. Sie sollten jedoch nachvollziehbar dokumentiert werden.

Checkliste: Ausschreibung einer Gebäudereinigung

Objektaufnahme

• Alle Gebäude, Aufgänge und Etagen erfasst
• Flächen nach Raumgruppen aufgeteilt
• Boden- und Oberflächenarten dokumentiert
• Aufzüge, Müllräume und Außenflächen aufgenommen
• Wasser-, Strom- und Lagermöglichkeiten geklärt
• Reinigungszeiten und Zugänge festgelegt
• Objektbesichtigung vorgesehen

Leistungsverzeichnis

• Jede Leistung eindeutig beschrieben
• Reinigungsziel festgelegt
• Turnus und Jahresanzahl angegeben
• Periodische Leistungen getrennt
• Sonderleistungen separat ausgewiesen
• Verbrauchsmaterial eindeutig geregelt
• „Nach Bedarf“ konkretisiert
• Revierplan vorgesehen

Angebotsvergleich

• Einheitliches Preisblatt verwendet
• Jahresgesamtpreis abgefragt
• Stundenverrechnungssätze abgefragt
• Kalkulierte Arbeitsstunden geprüft
• Material- und Anfahrtskosten geklärt
• Preisänderungsklausel geprüft
• Wertungskriterien vorher festgelegt

Anbieterprüfung

• Betriebshaftpflicht nachgewiesen
• Vergleichbare Referenzen geprüft
• Ansprechpartner und Objektleitung benannt
• Personal- und Vertretungskonzept vorhanden
• Qualitätskontrollen beschrieben
• Nachunternehmen offengelegt
• BG-BAU-Nachweis beziehungsweise Unbedenklichkeitsbescheinigung geprüft
• Einhaltung der Lohnbedingungen erklärt

Vertragsbeginn

• Implementierungsplan abgestimmt
• Schlüsselübergabe dokumentiert
• vorhandene Schäden erfasst
• Reinigungsräume übergeben
• Kontrolltermin vereinbart
• Reklamationsweg kommuniziert

Häufige Fragen zur Ausschreibung einer Gebäudereinigung

Was gehört in ein Leistungsverzeichnis für Gebäudereinigung?

Ein Leistungsverzeichnis enthält die zu reinigenden Gebäude und Flächen, Raumgruppen, Oberflächenarten, Tätigkeiten, Reinigungsziele, Intervalle, Jahresmengen, besondere Objektbedingungen und die gewünschte Preisstruktur.

Muss eine Gebäudereinigung vor dem Angebot das Objekt besichtigen?

Eine Besichtigung ist dringend zu empfehlen. Nur vor Ort lassen sich Laufwege, Zugänglichkeit, Verschmutzungsgrad, Oberflächen, Lagerbedingungen und Besonderheiten realistisch beurteilen.

Was kostet eine Gebäudereinigung für eine Wohnanlage?

Die Kosten hängen vor allem von Fläche, Raumaufteilung, Intervallen, Verschmutzung, Oberflächen, Laufwegen und Zusatzleistungen ab. Eine seriöse Kalkulation benötigt deshalb ein objektbezogenes Leistungsverzeichnis und kann nicht allein anhand der Gesamtfläche erstellt werden.

Ist ein Quadratmeterpreis für den Vergleich geeignet?

Nur wenn alle Anbieter denselben Leistungsumfang, dieselben Reinigungsintervalle und denselben Abrechnungszeitraum zugrunde legen. Andernfalls können identische Quadratmeterpreise völlig unterschiedliche Leistungen enthalten.

Sollte die günstigste Reinigungsfirma den Auftrag erhalten?

Nicht automatisch. Neben dem Preis sollten Personalplanung, Vertretung, Qualitätskontrolle, Referenzen, Erreichbarkeit und die Plausibilität der kalkulierten Arbeitsstunden berücksichtigt werden.

Wie lässt sich die Reinigungsqualität kontrollieren?

Durch eindeutige Reinigungsziele, einen Revierplan, regelmäßige Eigenkontrollen des Dienstleisters, Stichproben der Objektbetreuung und dokumentierte gemeinsame Begehungen.

Wer stellt Reinigungsmittel und Maschinen?

Das kann unterschiedlich vereinbart werden. Üblicherweise stellt das Reinigungsunternehmen die benötigten Arbeitsmittel. Verbrauchsprodukte wie Toilettenpapier, Seife oder Müllbeutel müssen im Leistungsverzeichnis separat geregelt werden.

Können Gebäudereinigung und Hausmeisterservice gemeinsam vergeben werden?

Ja. Besonders bei Wohnanlagen kann eine kombinierte Objektbetreuung Schnittstellen reduzieren. Reinigung, technische Kontrollen, Außenpflege und Winterdienst sollten dennoch jeweils mit eigenen Leistungen, Intervallen und Preisen beschrieben werden.

Fazit: Vergleichbare Angebote beginnen mit klaren Leistungen

Eine erfolgreiche Ausschreibung der Gebäudereinigung beginnt nicht mit der Suche nach dem niedrigsten Preis. Sie beginnt mit einer vollständigen Objektaufnahme und einem verständlichen Leistungsverzeichnis.

Je klarer Flächen, Tätigkeiten, Reinigungsziele und Intervalle festgelegt sind, desto besser können Anbieter kalkulieren. Gleichzeitig erhält die Hausverwaltung eine belastbare Grundlage für Preisvergleich, Qualitätskontrolle und spätere Reklamationen.

Für Hausverwaltungen in Berlin kann eine professionelle Objektbesichtigung helfen, den tatsächlichen Reinigungsbedarf zu bestimmen und ein passendes Reinigungskonzept zu entwickeln. BM Facility bietet Gebäudereinigung und regelmäßige Unterhaltsreinigung für Wohnanlagen, Gewerbeimmobilien und Verwaltungsobjekte in Berlin an.